You are here
Home > Utbidning

Styrelse utbildning till nyanlända gäller föreningens liv i Sverige och  Idéer utveckling i ett projektplan

 Definition av ideell förening

 Det finns ingen specifik lag som bestämmer hur en ideell förening ska vara utformad eller hur den ska verka. Det finns dock en stark tradition och praxis i Sverige om hur en ideell förening bör vara uppbyggd. Det som främst kännetecknar denna tradition är att föreningen ska vara uppbyggd i enlighet med demokratiska principer. Detta innebär att årsmötet är det högst beslutande organet som väljer en styrelse som leder arbetet mellan föreningsstämmorna. En annan central princip är att föreningen ska vara öppen. Personer som delar föreningens intresse ska ha möjlighet att bli medlem, delta i och påverka föreningens verksamhet.

För ekonomiska föreningar finns det en lag som kallas Föreningslagen. Skillnaden mellan en ideell förening och en ekonomisk förening är att en ekonomisk förening har syftet att verka för sina medlemmars ekonomiska intressen genom en ekonomiskt inriktad verksamhet. Det är delvis ändamålsbeskrivningen i stadgarna men även verksamheten som avgör om föreningen kan betraktas som ideell.

Ideella föreningar kan indelas i tre kategorier:

◾En förening med ett allmännyttigt ändamål och ideell verksamhet

◾En förening med allmännyttigt ändamål med ekonomiskt inriktad verksamhet

◾En förening med syfte att verka för sina medlemmars ekonomiska intressen men genom ideell verksamhet

Eftersom ideella föreningar inte har samma skyldigheter att betala skatt som en ekonomisk förening har Skatteverket tagit fram fyra krav som definierar en allmännyttig ideell förening

Ordförande

Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och hon eller han har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Traditionellt sett är ordförande den som är ledare för styrelsen och styrelsens arbete. Det är viktigt att den person som blir vald till ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda styrelsens arbete.

 Ofta är ordförande firmatecknare. Det är vanligt att ordförande delar detta ansvar med kassören. Att teckna föreningens firma innebär att man har rätt att skriva underavtal och andra kontrakt i föreningens namn.

 Representera

 En vanlig uppgift som ordförande har, är att vara ansvarig för är att representera föreningen. Det kan vara i olika sammanhang, t.ex. i media, i samband med ett arrangemang eller i ett samarbete med andra organisationer. Ordförande blir ofta föreningens ansikte utåt till allmänheten och samarbetspartners. Därför bör ordförande vara väl bevandrad med föreningens ändamål, arbetssätt och verksamhet.

 Sammankalla och leda

 Ordförande har oftast rollen att sammankalla och leda styrelsens möten. Att sammankalla till ett möte innebär att man har ansvar för att alla deltagare får ta del av en kallelse, dagordning och de handlingar som berör de frågor som ska diskuteras. Alla ledamöter ska känna till när styrelsen ska träffas och var någonstans mötet äger rum. Det är viktigt att ordförande informerar samtliga om det blir några förändringar. Om det händer någonting oväntat som berör föreningen eller dess verksamhet bör ordförande vara uppmärksam på detta och kalla till ett extrainsatt styrelsemöte.

 Ordförande brukar även leda styrelsens möten. Ordförande ska se till att dagordningen följs och att alla ledamöter får komma till tals i olika frågor. Det är ordförande som fördelar ordet mellan de olika ledamöterna. Detta är en central uppgift och kan ibland vara svårt, eftersom en grupp ofta består av både personer som har lätt att hävda sig och personer som kanske behöver ökat stöd för att ta plats. Tänk på att alla i styrelsen har blivit valda av årsmötet för att medlemmarna upplever att de har någonting att tillföra. Det är därför viktigt att ordförande ger alla ledamöter möjlighet att ta plats och tillföra mötet med sina synpunkter. Ordförande ska också tydliggöra diskussioner och de beslut som fattas på mötet. Om det finns frågor kring ärenden som ska diskuteras är det oftast ordförandes roll att tydliggöra och informera om detta.

 Förvalta och förbereda

 Att de beslut som årsmötet och styrelsen fattar blir genomförda, är ett ansvar som oftast vilar på ordföranden. Självklart är det inte ordföranden ensam som ska genomföra besluten, men han eller hon ska se till att någon inom styrelsen, en ideell ledare eller anställd verkställer besluten. Att delegera uppgifter innebär att styrelsen väljer att ge en eller några ledamöter ansvar för en viss uppgift och ta löpande beslut i frågor som berör den aktuella frågan. Tänk på att styrelsen har ett kollektivt ansvar för föreningens arbete. När styrelsen delegerar ansvar till en person innebär det att den ledamoten tar beslut för styrelsens räkning. Dessa beslut får sedan hela styrelsen stå till svars för.

 Vice ordförande

 Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande har fått förhinder och inte kan närvara. Det är viktigt att vice ordförande därför har kunskap om vad ordförandes roll och uppgifter är i föreningen. I de flesta styrelser så händer det inte så ofta att vice ordförande får vikariera för ordförande. Därför är det lämpligt att vice ordförande har ett eget ansvarsområde med egna arbetsuppgifter.

 

Kassör

 Att vara kassör i en ideell förening innebär många gånger en ganska stor arbetsbelastning. Den som blir förtroendevald till detta uppdrag bör ha ett stort intresse och engagemang i föreningen. Kassören bör även ha erfarenhet av eller kunskap om förhållandet mellan ekonomi och verksamhet i föreningslivet.

 Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Man kan säga att kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. Beroende på föreningens storlek och dess ekonomiska omsättning, kan man välja att anställa en eller flera personer som sköter det löpande ekonomiska arbetet som bokföring, registrering av medlemsavgifter och betalning av fakturor. Kassören får i dessa fall en mer ledande funktion och även granskande av att de anställda behandlar föreningens ekonomi på det sätt som styrelsen beslutat om. I de flesta mindre föreningar har dock kassören ansvar för att skriva förslag till budget, bokföra och göra bokslut.

 Kassören är ofta tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen. Kassören är också ofta ansvarig för att söka bidrag, från kommunen men även andra organisationer och myndigheter. Läs mer under Pengar.

 Kassören är vanligtvis ansvarig för att deklarera, lämna inkomstuppgifter till Skatteverket och betala arbetsgivaravgifter. Läs mer under Ideell och anställd.

 

Bankgiro eller plusgiro

 Den som är firmatecknare i den ideella föreningen ska se till att det tecknas ett bank- eller plusgiro. Bankgiro och plusgiro används för att göra ekonomiska transaktioner till och från föreningen. För att teckna ett giro krävs ett protokollsutdrag från ett styrelsemöte som verifierar detta beslut. Läs mer under rubriken Konstituerande möte.

 Om föreningen har fler firmatecknare ska det framgå om personerna kan göra transaktioner var för sig eller om föreningen har beslutat att de måste göra det tillsammans. För att öppna ett plusgiro gå in Plusgirots hemsida och för ett bankgiro, gå till en bank så hjälper de er.

 Bokföring

 Bokföring kan förklaras som systematisk dokumentering av ekonomiska händelser. Bokföringen ska ge en klar bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i föreningen ska dokumenteras. De uppgifter som visar dessa ekonomiska händelser: kvitton, utbetalningsbesked, inbetalningsavier osv., kallas verifikationer. Alla verifikationer ska sparas. De ligger till grund för bokföringen då de tydliggör och styrker de siffror som finns i bokföringen. Det är viktigt att kassören har ett system för att spara verifikationerna. De bör vara numrerade och sparas i kronologisk ordning så det är lätt för den som önskar att ta del av dessa kan göra det.

 Sekreterare

Sekreteraren har ansvar för att protokollföra styrelsens möten och arkivera protokollen på lämpligt sätt. Ofta sköter sekreteraren kontakten med olika samarbetspartners och myndigheter. Om det är en mindre förening är det vanligt att posten skickas till sekreteraren och att han eller hon informerar det vidare.

 Protokoll

 Traditionellt är det sekreterarens uppgift att föra protokoll. Det innebär att han eller hon är uppmärksam på det som diskuteras och de beslut som fattas på styrelsemöten. Sekreteraren behöver inte nedteckna allt som sägs på mötet, det är upp till styrelsen att avgöra hur omfattande rapporteringen i protokollet ska vara. Det är dock viktigt att alla beslut protokollförs. Ett tips är att ha dagordningen för mötet som underlag när man ska anteckna och sedermera skriva protokollet.

 Syftet med att skriva ett protokoll är underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har diskuterats och beslutats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats.

 Det finns två vanliga former av protokoll: diskussionsprotokoll och beslutsprotokoll. I det förstnämnda återges en kort sammanfattning av den diskussion som har förts. Detta görs inte i ett beslutsprotokoll. Det kan dock anses vara otillräckligt att endast skriva vilka beslut som fattades. De punkter som har varit avgörande för de beslut som har fattats bör vara nedtecknade i protokollet. Protokollen bör vara numrerade i kronologisk ordning och följa föreningens verksamhetsår. Här kan du se exempel på hur ett protokoll kan vara utformat ex. styrelseprotokoll.

 När protokollet är justerat ska det skickas ut till samtliga i styrelsen. Det är viktigt för föreningens medlemmar att kunna följa styrelsens arbete och därför bör styrelsens protokoll vara så tillgängliga för medlemmarna som möjligt. Föreningen har kanske ett nyhetsblad eller en hemsida där kontinuerlig rapportering från styrelsens arbete kan göras. Eftersom revisorerna har till uppgift att granska styrelsens arbete kan det vara lämpligt att skicka protokollen till dem också.

 Verksamhetsplan

 En verksamhetsplan är en nedskriven plan för det kommande verksamhetsåret. Den bör ha med information om alla delar av föreningens verksamhet. Det kan vara aktiviteter för medlemmar och allmänhet, planerade samarbeten, kommande arrangemang osv. Verksamhetsplanen kan liknas vid en kalender eller en tidsplan där man skriver in vad man ska göra det kommande året. Sekreteraren kan skriva ett förslag till verksamhetsplan efter de diskussioner och beslut som har tagits av styrelsen. Årsmötet ska godkänna verksamhetsplanen innan styrelsen och andra aktörer i föreningen kan börja arbeta efter den.

En verksamhetsplan som är antagen av årsmötet fungerar sedan som ett värdefullt verktyg för styrelsen, anställda och ledare. Den klargör vad medlemmarna har beslutat att föreningen ska syssla med under året och blir därmed ett ledande material för personer som styr och leder föreningens verksamhet.

 Verksamhetsberättelse

 Sekreteraren har ofta ansvar för att skriva verksamhetsberättelsen. En verksamhetsberättelse ska skildra den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för antal medlemsmöten och styrelsemöten. Vidare ska det i verksamhetsberättelsen framgå vilka aktiviteter som föreningen har genomfört, för medlemmar och allmänheten. Kanske har föreningen under året samarbetat med andra organisationer eller startat projekt.

Ett års verksamhet ska sammanfattas i ett dokument där det också kan beskrivas hur lyckat de olika verksamheterna har fortskridit. Det är praktiskt att kontinuerligt under året dokumentera vad som händer i föreningen. Det underlättar för den sammanfattning som görs i verksamhetsberättelsen genom att arbetsbördan fördelas under året samtidigt som det förhindrar att man glömmer bort väsentliga saker. Verksamhetsberättelsen bör också jämföras med verksamhetsplanen, blev det som planerat? Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelsen bör därmed skickas ut till alla medlemmar innan årsmötet, eller på annat sätt vara tillgänglig för medlemmarna.

Arkivering

 Sekreteraren ska se till att värdefulla handlingar såsom styrelseprotokoll, verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner sparas i föreningen. Sekreteraren bör ha ett system som underlättar för medlemmar och kommande styrelseledamöter i föreningen att hitta historiska handlingar om föreningens verksamhet. Om föreningen ansöker om bidrag från kommunen ställs vanligtvis kravet att underlaget, t.ex. närvarokort, ska sparas i föreningen under en viss tid.

Planera och genomföra årsmöte

 Det är styrelsen som har ansvar att kalla till årsmöte. Hur detta ska gå till regleras i stadgarna. Det är också styrelsen som har ansvar att planera och samordna ett årsmöte. Medlemmarna ska känna till hur de kan skriva motioner till årsmötet. En motion är ett förslag om en förändring som en eller flera medlemmar vill att årsmötet ska rösta om. Styrelsen ska sedan läsa och kommentera de motioner som har inkommit. Styrelsen bör också skriva ett förslag till beslut i de frågor som motionerna berör. Dessa kommentarer och förslag, tillsammans med dagordningen, bör skickas ut till medlemmarna i god tid före årsmötet.

Styrelsen har också möjlighet att komma med förslag på frågor som ska upp till beslut av årsmötet. De kallas propositioner. Även propositionerna ska skickas ut till medlemmarna i god tid före mötet så alla har möjlighet att sätta sig in i de olika frågorna.

Styrelsen är också ansvarig för att se till att de som är röstberättigade får sitt röstkort. Ett röstkort är ett bevis på att personen är medlem och har rösträtt på årsmötet.

 En vision

Vision är bland annat något man vill uppnå. En vision uttrycks oftast som ett framtida tillstånd som man vill uppnå, och behöver inte uppfylla formella krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet (se organisatoriska mål för förklaring av dessa krav).

Mission

Mission kommer från det latinska ordet ”mission” som har som ursprungsbetydelse ”sändning, beskickning, uppdrag, kall, kallelse”.

Till skillnad från visionen är missionen mer konkret och beskriver syftet med företaget och varför företaget existerar. Missionen beskriver vad företaget skall göra och leverera för att ge sitt bidrag till att visionen nås. Även här är tidshorisonten mycket lång. Det är exempelvis inte så lätt att nå missionen att ”omvända alla människor i världen till kristendom”, men det är konkret och mätbart

 

Top
error: Content is protected !!